O cenário é comum e costuma acontecer em diferentes setores: basta um integrante da equipe se ausentar da rotina de trabalho para que dados importantes do negócio ou da área da qual ele faz parte se percam. E uma forma eficiente de evitar este problema é a gestão do conhecimento. Com ela, segundo o consultor empresarial Roberto Vilela, a empresa consegue apoiar o crescimento das equipes com o compartilhamento e da sustentação das informações.

O executivo comenta que é através desse trabalho que informações significativas sobre a rotina de um negócio e a continuidade das atividades são mantidas mesmo que haja a ausência de um profissional chave. Ele lista quatro questões para quem quer aprimorar a gestão do conhecimento:

1 - Invista em reuniões de alinhamento: sempre que possível, reúna o time e transmita questões relacionados ao trabalho executado no departamento. “Existe, muitas vezes, uma preocupação de que se algum dado vazar, o negócio estará comprometido. No entanto é preciso entender que na maioria dos casos o valor está nas pessoas e na forma como elas atuam, não na informação por si só. Deixe claro para a equipe a importância de cada membro, mostrando que é trabalhando em conjunto, com transparência e troca, que se cresce diariamente”, indica o consultor.

2 - Utilize a tecnologia a seu favor: seja através de sistemas de gestão, de aplicativos com tarefas compartilhadas ou mesmo agendas que possam ser visualizadas por todos. “Sempre acompanho casos de trabalhos que deixaram de ser feitos porque as informações sobre ele, como prazos, tipo de negociação ou regras relacionadas, estavam restritos a uma única pessoa. Sem ela aquilo não ocorre e o prejuízo é global. Ter tudo anotado ou disponível dentro de uma rede acessada por mais pessoas acaba com esse problema”, diz Roberto.

3 - É preciso uma mudança de comportamento em todos os níveis de atuação: para o consultor, entender que o compartilhamento é benéfico ainda é difícil em muitos casos. “Mesmo que de forma inconsciente, muitos gestores querem se sentir insubstituíveis e acabam bloqueando o contato com pessoas ou dados estratégicos. Quando se forma uma equipe de confiança e que entende a importância da gestão do conhecimento, há uma mudança neste sentido. As pessoas passam a atuar não por elas, mas pelo bem comum, pelo objetivo central do negócio”, destaca o consultor.

4 - Retenção de talentos: por fim, é fundamental investir na manutenção de equipe, especialmente os profissionais que conhecem a fundo a companhia. Para o executivo, isso pode ser feito desde a identificação das necessidades de cada um até reuniões frequentes de feedback e premiações por metas e resultados.